1．基本方針
VORENALI（以下「当社」といいます。）は、会計記帳、税額計算支援、監査準備支援、経営相談その他これらに関連するサービスを提供するにあたり、お客様、取引先、採用応募者、ウェブサイト利用者その他の関係者からお預かりする個人情報の重要性を認識しています。当社は、個人情報の保護に関する法律、番号利用法、関連する政省令、ガイドラインその他の適用法令を遵守し、個人情報を公正かつ透明な方法で取り扱います。当社は、利用目的を必要な範囲で明確にし、その目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を利用しません。また、情報の正確性と最新性を保つよう努め、不正アクセス、紛失、改ざん、漏えい、滅失または毀損を防止するため、組織的、人的、物理的および技術的な安全管理措置を継続的に見直します。
2．取得する情報
当社は、氏名、会社名、屋号、役職、住所、電話番号、メールアドレス、問い合わせ内容、契約情報、請求および支払情報を取得することがあります。サービス提供に必要な場合には、取引明細、領収書、請求書、会計帳簿、給与情報、従業員情報、株主情報、法人番号、適格請求書発行事業者の登録番号、本人確認書類その他の税務・会計資料を取得します。ウェブサイトの利用時には、IPアドレス、端末の種類、ブラウザ情報、参照元、閲覧したページ、閲覧日時、Cookie識別子、操作履歴等が自動的に記録される場合があります。当社は、偽りその他不正な手段によって情報を取得せず、要配慮個人情報を取得する必要がある場合は、法令上認められる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ます。
3．利用目的
取得した情報は、相談への回答、本人確認、契約の締結および履行、会計データの整理、税額の試算、申告資料の準備、監査資料の点検、請求、入金管理、サポート連絡、期限の案内、品質改善、サービス開発、アンケート実施、セミナー案内、不正利用の予防、情報セキュリティの維持、法令上の義務への対応、紛争や問い合わせへの対応のために利用します。メールマガジンやサービス案内は、同意をいただいた方または法令上許される範囲の方にのみ送信し、配信停止の方法を明示します。取得時に示した目的と合理的な関連性を有しない新たな目的に利用する場合は、変更後の目的を通知または公表し、必要に応じて改めて同意を取得します。
4．第三者提供と共同利用
当社は、本人の事前の同意がある場合、法令に基づく場合、人の生命、身体または財産の保護に必要で同意を得ることが困難な場合、公衆衛生の向上または児童の健全な育成に特に必要な場合、国や地方公共団体の法定事務への協力が必要な場合を除き、個人データを第三者へ提供しません。業務委託先への提供、合併その他の事業承継に伴う提供、法令の要件を満たす共同利用は、個人情報保護法上の第三者提供に該当しない場合があります。共同利用を行う場合には、共同利用する情報の項目、利用者の範囲、利用目的、管理責任者を、あらかじめ本人に通知するか、本サイトで容易に確認できる状態にします。
5．委託先および国外移転
当社は、クラウド会計、データ保管、メール配信、決済、ウェブ解析、顧客管理等を外部事業者へ委託する場合があります。委託先の選定に際しては、情報管理体制、所在国、再委託条件、事故対応、契約終了時の削除方法等を確認し、秘密保持、安全管理、目的外利用の禁止、監査権限を含む必要な契約を締結します。外国にある事業者へ個人データを移転する場合は、当該国の制度や事業者の保護措置に関する情報を提供し、本人の同意を得る、または法令が定める適切な体制を確保します。当社は、委託後も必要かつ適切な監督を行い、保護措置の実施状況を定期的に確認します。
6．安全管理措置
当社は、個人データの取扱規程を整備し、責任者と担当者の権限を明確にします。従業者には定期的な教育を実施し、秘密保持義務を課し、退職時には権限を速やかに停止します。事務所への入退室管理、書類の施錠保管、廃棄時の裁断、端末の持ち出し制限を行います。システムでは、多要素認証、強固なパスワード、アクセス権限の最小化、通信と保存データの暗号化、ログ監視、バックアップ、脆弱性更新、マルウェア対策等を採用します。漏えい等が発生した場合は、影響範囲を速やかに調査し、被害拡大防止、原因分析、再発防止を実施し、法令に従って個人情報保護委員会への報告と本人への通知を行います。
7．保存期間と削除
個人情報は、利用目的の達成に必要な期間、契約上の義務を履行する期間、税法、会社法その他の法令が定める保存期間、請求や紛争に対応するため合理的に必要な期間に限って保存します。保存期間を経過し、業務上および法令上の必要がなくなった情報は、復元が困難な方法で削除または匿名化します。バックアップ内の情報は直ちに個別削除できない場合がありますが、通常の復元目的以外には利用せず、所定の更新周期に従って消去します。匿名加工情報または統計情報を作成する場合は、個人を識別できず、元の個人情報を復元できないよう適切な加工と管理を行います。
8．本人の権利
本人は、法令に基づき、当社が保有する保有個人データの利用目的の通知、開示、第三者提供記録の開示、訂正、追加、削除、利用停止、消去または第三者提供の停止を請求できます。請求を希望される場合は、下記窓口へご連絡ください。当社は、なりすましによる情報漏えいを防ぐため、本人または正当な代理人であることを確認します。法令上開示義務がない場合、第三者の権利利益を害するおそれがある場合、当社業務の適正な実施に著しい支障を及ぼす場合には、請求の全部または一部に応じられないことがあります。その場合は理由を説明します。手続に実費が生じるときは、事前に合理的な手数料をお知らせします。
9．Cookieとアクセス解析
本サイトは、ログイン状態の維持、表示設定の保存、セキュリティ確保、利用状況の分析、コンテンツ改善のためCookieその他の類似技術を利用します。Cookie単独では通常、氏名や住所を直接特定しませんが、問い合わせ等で取得した情報と関連付ける場合があります。利用者はブラウザ設定または本サイトの選択画面からCookieを制限できます。ただし、必須Cookieを無効にすると一部機能が正しく動作しないことがあります。解析サービス提供者が収集する情報は、その提供者の規約およびプライバシーポリシーに従って処理されます。詳細は当社のCookieポリシーをご確認ください。
10．未成年者、変更およびお問い合わせ
未成年者が個人情報を提供する場合は、年齢と提供内容に応じて保護者等の法定代理人の同意を得てください。当社は、法令、サービス内容または情報管理方法の変更に応じ、本ポリシーを改定することがあります。重要な変更は、本サイト上の目立つ場所への掲載、メールその他適切な方法でお知らせし、必要な場合は同意を取得します。個人情報の取扱いに関するご質問、苦情、請求は、VORENALI個人情報窓口、所在地1935-7 泉町大富, Toki, Gifu Prefecture 505-0111, Japan、電話+81 91 7885 6458、メール[email protected]までご連絡ください。受付後、内容を確認し、合理的な期間内に誠実に対応します。